中小企業E化面面觀

總經理問我：「我們公司交給這家軟體公司開發ERP系統已經3年了，我要的報表一張都看不到，到底要不要給它尾款啊!」相信許多公司準備e化將軟體委外時，常會發生溝通不良，到最後不知要不要付尾款的窘境。

 

       中小企業大部份老板不懂電腦，公司人不多又沒請資訊人員，往往一個懂一點電腦的行政人員兼著找人處理電腦問題，或者許多同仁互相分享心得，你一言我一語的3個臭皮匠勝過一個諸葛亮去解決問題，或找自已認識的電腦高手來幫忙處理電腦問題，於是因此出現了許多狀況，希望你不是我正描述的男主角，如有雷同純屬虛構囉！

案例 1：公司沒有資訊人員，電腦一出問題，直接找臨近的電腦公司處理。

優點：

        可就近解決電腦發生的臨時問題。

 

缺點：

1.缺乏對公司整體電腦環境的規劃，只是頭痛醫頭，腳痛醫腳。
2.未將資料與系統分離，常會因電腦出狀況而遺失其內的資料，公司電腦資料不易累積。

 

建議：

        目前市面上已有專業的電腦硬、軟體維護的公司，先會幫公司做整體性的規劃(類似『知識管理 Knowledge Management---公司內個人電腦環境篇』與『知識管理 Knowledge Management 公司環境規劃篇』兩篇所介紹的方式規劃)，且每月固定幫您備份服務，電腦一有狀況，一天內到公司處理。其收費方式為按電腦(分伺服器電腦與一般電腦)及印表機台數，各自乘上一個單價，算一算比請一個專業的資訊人員便宜，可善加利用。

 

案例2：公司沒有專業的資訊人員，應用軟體找個人或軟體公司開發。

優點：

       可根據公司實務狀況量身製作。

 

缺點：

       公司若尚未系統化與標準化時，為您量身製作的系統，有可能會需要隨著公司的成長而變來變去，甚至因為開發進度緩慢而前後落差太大(用戶愈用愈有心得，規格一直變)導致無法結案。

 

有案例是某家資訊公司用其熟悉的語言(很冷門的語言)來幫客戶開發公司的決策資訊系統，結果訪談公司同仁需求時，同仁將需求無限上綱，結果資訊廠商一直在幫此家公司做各部門的行政電腦化，管理者要的報表一直出不來，才會發生公司的總經理請我幫忙了解，此公司因為用冷門的語言開發，想找人幫忙或接手都不容易，只好讓其加速完工，所有同仁提出新需求時，先問其必要性，一般都會說很必要，一說要付錢時，馬上說再考慮甚至就沒那麼必要了，可以將就的用，於是此資訊廠商才能專心的將一些整合報表完成，讓總經理看得到決策資訊。

 

建議：

1. 中小企業最好找一些現成的套裝軟體，而此套裝軟體最好是在同業中有成功案例的經驗，不要讓自己變成其白老鼠。
2. 選擇套裝軟體時要考慮其銜接性，因為套裝軟體無法解決公司所有的事，若要接續處理此套裝軟體處理後的結果，就要考慮此套裝軟體是否能將這些結果產生Excel能讀的格式，或是其資料庫能讓其他的資訊廠商有權限繼續加值使用。許多中小企業使用多個套裝軟體，常因某個套裝軟體資料未開放而導致必須將結果重打，或資料重新輸入才能接續處理的窘境。
3. 購買套裝軟體時需知道其用何種語言開發，並了解其在何種環境下使用，是否因此需要再添購硬體或其他軟體，例如有些進銷存軟體需要在Windows NT Server(伺服器)的環境，並需要有資料庫軟體(SQL Server)，而這些軟體是另外購買的，軟體及安裝都要收費，有時還必須新增一台電腦來裝，這些都是要額外花的費用。

 

案例3：公司有專業的資訊人員，但在公司組織的地位不夠。

優點：

       有資訊人員方便直接規劃與開發公司所需的系統。

 

缺點：

       資訊系統需要整合公司所有的資訊，若只是一個部門，需要其他部門的資料就要跨部門整合，只要有某一部門不配合，MIS(資訊部門)就成了Mission ImpaSsable(不可能的任務)。

 

建議：

       將資訊部放在管理部門，有如台塑將資訊人員放在總管理處，如此所有資訊直接掌控並提供決策參考，現在知道為何台塑能如此賺錢了吧。

 

結論

       資訊系統是幫助企業經營的工具，資訊系統不是萬能，但企業沒有資訊系統萬萬不能，而運用它有如利刃，沒用好反而傷了自己，要依公司現狀來採用適當的措施。

ps:本篇文章亦發表在中華民國資訊軟體協會e化部落格