我們不時能耳聞同事、朋友間的電腦遭受病毒的攻擊，一夕之間長時間累積的心血付之一炬，失去的也許是五十年來公司的文件、是與同事間請益的文字對話、亦或是與客戶之間的聯繫資料，這時卻只能眼睜睜地看著電腦重灌，心裡有再多的不捨也只有含著淚帶著微笑無語問蒼天。而公司就只能眼睜睜的任由同仁一時的不小心讓公司的資料、資訊、知識瞬間化為烏有而束手無策嗎 ?
資料必須經過「處理、比較、分析」等步驟後，方能使這些資料成為有意義的資訊，之後再透過系統化的篩選以及整理，即為我們所謂的知識。
在資料處理的過程及資訊爆炸的時代，我們不能避免得要上網查資料及下載資料，並且隨時隨地接收來自各方的資料，「天有不測風雲，人有旦夕禍福。」這句話提醒著我們系統與資料備份的重要。為了避免我們成為悲劇的主角，平時我們就要做好資料與程式分流的習慣。
何謂資料與程式分流
所謂資料與程式分流指的是電腦C槽中存放所有的系統程式以及安裝的軟體，而D槽則是所有的資料，正所謂預防勝於治療，將資料與程式分開放在不同的隔間 (硬碟分割，partition)儲存，如此我們將可以把損失降到最低。
即使電腦必須重灌，工程師也只是針對系統部份重灌即可，不會因為要考慮怕誤刪資料而投鼠忌器。
如何將資料移轉到D槽
我們常常會因為方便，而習慣將檔案存在「桌面」或是「我的文件」，但圖一時的便利卻無形中使重要的文件皆儲存在C槽當中。(因微軟系統之預設值皆把「我的文件」、「桌面」、「我的最愛」以及「Outlook」的信件存進C槽中) 因此，我們可以先做以下動作將資料移轉到D槽：
1.Outlook Express：
Outlook Express一直是許多人收發信件的好幫手，而儲存的信件位置也正是在C槽中，我們可以在Outlook Express中，選擇「工具」→「選項」→「維護」→「郵件資料夾」→「變更」資料夾所在位置，換句話說，改變郵件儲存的地方。將其放在C槽以外的地方儲存(一般皆放到D槽)
2.桌面、我的文件：
我們可以從D槽建一個新的資料夾，並建立捷徑於桌面上，之後要存檔的檔案直接儲存於該捷徑資料夾中即可。要放「我的文件」的檔案，亦直接儲存於該捷徑資料夾中，如此檔案原先儲存在「桌面」或「我的文件」皆可順利移轉到D槽以降低其風險。
若要將檔案分類存放在不同的資料夾，亦可先在D槽將資料夾建立好，再在[檔案總管]內用右鍵拖曳的方式將此資料夾移到桌面，會出現選單選[在這裡建立捷徑]選項，就可將D槽的資料夾在桌面形成捷徑，爾後只要[檔案][另存新檔]時出現[另存新檔]視窗，只需選桌面就會出現桌面的捷徑，在此捷徑連按滑鼠左鍵兩下便切換到此捷徑對應的資料夾(本例為D槽[1我D槽自己的文件]資料夾)
D槽[1我D槽自己的文件]資料夾，用右鍵拖曳到桌面產生捷徑
只需選桌面就會出現桌面的捷徑
3.我的最愛：
我們不難發現「我的最愛」是建構在C槽的Documents and Settings 之下，所以將「我的最愛」整個剪下再複製到D槽，爾後您在IE中所儲存我的最愛的網址，亦自動移轉到D槽的「我的最愛」。
用GHOST軟體備份系統磁碟
有鑒於電腦系統會需要重灌，我們也要準備一套磁碟備份工具(GHOST軟體)，能讓我們輕易的備份與還原硬碟的系統，就算電腦遭到不當操作而導致無法正常運轉，我們也能利用GHOST軟體使電腦回復至穩定狀態。
只要我們先做好以上所說的「資料與系統分開放」的好習慣，接下來我們便可利用GHOST軟體將C槽的所有電子資料(目前皆存放程式)燒錄成一份影像檔放到D槽(我們甚至能將此影像檔再燒錄到能多次讀寫之光碟片，或複製到外接硬諜或區域網路的某一硬碟儲存。)，之後，當電腦出現疑似中毒現象時，我們只需用GHOST軟體將當初正常的系統(已備份到D槽)再還原即可，如此系統又可正常運作了。
市面上亦有功能類似Ghost的還原卡(硬體)，許多學校及電腦教學中心都有裝，如此就能將一班的教學環境迅速復原。
定期備份D槽的文件
至於D槽的純文件，要養成定期備份的習慣，我習慣用隨身碟(8GByte)或USB外接硬碟將資料帶著走，自己的筆記型電腦或桌上電腦只是當備份使用，如此只要有電腦的地方(網咖或他人或公司的電腦)我就能工作，若電腦內沒office就上網使用Google提供的Google文件(完全相容於office2003又不要錢)，當隨身碟內文件的內容與筆記型電腦或桌上電腦的版本不一致，用Beyond Compare軟體(可比較隨身碟與自己電腦檔案的新舊來備份，如此只備份異動或新增或刪除的檔案)將隨身碟的新內容翻新筆記型電腦或桌上電腦。如此資料與系統實體隔開又能行動辦公，實在是方便的不得了。
當家中的電腦因老婆常常上網而怪怪的時候，馬上用Ghost將系統還原(我將所有常用的電腦軟體及其啟用密碼，甚至連登入Gmail的帳號密碼等網站登入資訊都一起Ghost)，乾淨又熟悉的電腦環境馬上就回來囉。
希望此篇能讓您將電子資料好好保管，作好知識管理的基礎。若要做好公司內部的知識管理規劃請參看《知識管理 Knowledge Management 公司環境規劃篇》
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