2017年5月1日

想要每次簡報都讓觀眾捨不得眨眼嗎?試試看牛津大學的簡報9步驟

想要每次簡報都讓觀眾捨不得眨眼嗎?試試看牛津大學的簡報9步驟

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 經理人月刊 2017.01.31

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從醫學的角度來看, 人類通常只能專注4050分鐘,而且每15分鐘會走神一次 

所以只要講者好好規劃簡報節奏,就能讓簡報高潮不斷,聽眾聽的津津有味。牛津大學教育學研究所將其如何教導老師把課上的好玩的方法公開,以30分鐘的對話為例,制定簡報9步驟:

事前準備

Step1 目的:決定說話的「目的=目的地」

大家都有被推銷的經驗,最擔心的就是那種一開始跟妳談天說地,但你明明知道他的下一步要幹嘛,可是就是不知道什麼時候要出招。那種煎熬,體驗過的人都懂。簡報也一樣,事先就要想好交談主旨,最好一句話就能解釋,如「我想加薪」。

Step2 理解:認識說話對象

想好交談主旨後,你得依照對象,像是主管、下屬,或是客戶,調整說話方式。要站在對方的立場,儘可能做好事前的預測。

Step3 方法:選擇配合對方程度的說話方式

有的人習慣說話夾雜一些英文、有的主管喜歡「聽」部屬說話、有些主管喜歡「看」實際資料。為了讓對方理解自己說話的目的,事前必須選擇和準備好最佳的表達方式。

上半場十五分鐘:實際傳達主題

Step1 傳達主題:提出目的與所需時間(限時:1分鐘)

在一開始說話就明確提出想傳達的主題,像是「接下來想談談關於OOO的事。(我想談談關於加薪的事...);此外,再開始表達前先告訴對方預計會花多少時間,能使對方靜下心來,仔細聆聽。最好具體一點,可以以五分鐘為一個單位。

Step2 整體要點:提出明確重點(限時:2分鐘)

蘋果電腦創辦人賈伯斯演說就常先舉出三個重點,再分別延伸說明。事實上,根據心理學研究,將談話主軸鋪陳為三點是最有利的作法,一般人也比較容易記住,你可以以「關於OOO,我整理為以下三點」最開場白。

Step3 說明主題:看到說話的終點,就能掌握整體路徑(限時:12分鐘)

這是表達最重要的一部分,你得將想傳達的內容依照「結論、原因、具體範例」的順序說出。舉例來說,就是「從結論來說,就是OOO;之所以會這樣認為,是因為XXX;具體來說,像000那樣的例子。按照這樣的順序,按部就班說明。

下半場十五分鐘:確認說話內容

Step1 整理重點.休息(限時:5分鐘)

還記得之前提到,人的專注力每15分鐘就會中斷一次嗎?上半場15分鐘結束後,你可以先停頓一下,像請大家喝口水,或開個玩笑。休息過後再對之前15分鐘說的內容做個簡單的總結,像是「綜合以上所說,就是OOO。」

Step2 確認(限時:7分鐘)

講者怎麼樣能確認自己表現如何呢,觀眾又吸收了多少?在這個階段,就請聽眾問問題或發言吧。藉此確認對方已經聽懂哪些部分,還有哪些是不清楚的。如果對方不擅長主動發言,你可以採取發問形式,像是「關於剛才說的OOO,你有什麼想法?」

Step3 總結與補充(限時:3分鐘)

最後,確定雙方針對主題做出了什麼共識,無法達成哪些共識,以及需要再思考或繼續討論的事項。總結過後,順便向對方表達感謝之情,為雙方留下好印象。

 

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